Комплектование
Обработка, систематизация и предметизация
Списание
Регистрация пользователей
Поиск библиографической информации
Обслуживание пользователей
Сбор библиотечной статистики
Формирование отчетов
КОМПЛЕКТОВАНИЕ
АБИС «АС-Библиотека-3» предоставляет возможность проведения в электронном формате инвентаризации изданий, поступающих в фонд библиотеки. При этом обеспечивается соблюдение требований нормативных документов по проведению индивидуального (инвентарного и безинвентарного) учета, в т.ч. учета многоэкземплярной литературы, а также суммарного учета.
Методологической основой реализации учетных функций «АС-Библиотека-3» являются положения следующих документов:
· Приказа Минкультуры РФ от 2 декабря 1998 г. № 590 "Об утверждении «Инструкции об учете библиотечного фонда»
· Инструкции об учете библиотечного фонда,
· других профильных нормативных документов.
Выходными формами при проведении электронной инвентаризации изданий являются:
· Инвентарные книги (количество ведущихся в библиотеке в электронном формате инвентарных книг не ограничивается),
· Журналы и книги регистрации, в т.ч. многоэкземплярной литературы,
· Учетные карточки многоэкземплярной литературы,
· Топографические карточки,
· Части 1-3 Книги суммарного учета,
· Акты различной формы и назначения.
Также «АС-Библиотека-3» поддерживает возможность ведения особого (специализированного) учета отдельных категорий документов.
Безинвентарный учет осуществляется для отдельных видов изданий, отнесенных к временному хранению по объему и по характеру информации (в соответствии с положениями ГОСТ 7.60-90). При необходимости, «АС-Библиотека-3» предоставляет пользователю возможность осуществлять для изданий такого рода – самостоятельный или комплексный инвентарный учет.
В состав функционала по обеспечению пополнения фонда библиотеки включены возможности по осуществлению в электронном варианте подписки на периодические и сериальные издания. На основе подписке осуществляется пополнение электронного каталога периодических изданий с формированием сводных данных по наличию выпусков (номеров) периодических изданий в фонде библиотеки. При формировании подписки возможно формирование предусмотренных практикой работы библиотеки соответствующих выходных форм (доставочных карточек, списков, листов заказа и т.д.).
ОБРАБОТКА ПОСТУПЛЕНИЙ В БИБЛИОТЕЧНЫЙ ФОНД, СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ПРЕДМЕТИЗАЦИЯ БИБЛИОГРАФИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ. СОЗДАНИЕ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ ФУНКЦИОНИРОВНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО КАТАЛОГА
Основу «АС-Библиотека-3» составляет мощный инструментарий для создания и обеспечения функционирования электронного каталога библиотек различного уровня.
При создании электронного каталога пользователю доступны следующие функции:
· Создания библиографических записей разного типа и вида:
- одноуровневых,
- многоуровневых,
- сводных,
- аналитических росписей,
- на издания на бумажных носителях,
- на специальные виды изданий (нотные, картографические, изоиздания; патентную и нормативно-методическую документацию; диссертации, авторефераты и пр.),
- на электронные ресурсы и т.д.
· Пополнения электронного каталога библиотеки путем импорта записей из сводных ресурсов разного уровня, в т.ч. и при корпоративной каталогизации в рамках региональной библиотечной сети.
· Размножения записей и редактирования аналогов (похожих, однотипных записей).
· Авторитетного контроля на основе использования национальных и собственных авторитетных файлов и справочников.
· Импорта национальных и ведение собственных авторитетных файлов в формате RUSMARC-Authority.
· Ведения собственных и заимствованных справочных файлов, используемых в процессе каталогизации.
· Копирования отдельных элементов из одних записей в другие.
· Редактирования и удаления записей.
· Формирование полного комплекта каталожных карточек:
- алфавитных,
- систематических,
- добавочных на полный набор элементов библиографической записи,
- предметного каталога,
- топографических, книжных формуляров.
Поддержка многоуровневой структуры библиографических записей в соответствии с возможностями, предоставляемыми форматом RUSMARC, т.е. создание связанных записей на уровне набора (серии, общей части многотомников, общей части журналов и т.д.), поднабора (подсерии), физической единицы (отдельных книг, выпусков сериальных изданий, томов многотомника и т.д.) и аналитической единицы (статьи из журналов и книг).
Все карточки формируются в соответствии с положениями ГОСТ 7.1.-2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления». При этом все оговоренные ГОСТом знаки предписанной пунктуации формируются системой автоматически.
АБИС «АС-Библиотека-3» обеспечивает полную поддержку многоязычия на уровне кодирования UNICODE. Многоязычие доступно пользователю как на уровне создания записей электронного каталога, так и на уровне поиска библиографической информации. Формирование выходных документов, а также ведения словарей и справочников также доступно в мультиязыковой среде. Существует принципиальная возможностью установления связей между написанием одного и того же элемента справочника (записи) на разных языках.
В пользовательском интерфейсе при работе с многоязычными документами реализовано использование виртуальной клавиатуры. Также возможно использование стандартной клавиатуры, при условии установки на конкретном рабочем месте многоязыковой поддержки на уровне операционной системы.
В состав баз данных справочников АБИС «АС-Библиотека-3» включены и доступны сразу после установки многоуровневые схемы классификации библиографической информации:
· Универсальная десятичная классификация (УДК)
· Библиотечно-библиографическая классификация (ББК),
При необходимости возможно подключение схемы Государственной автоматизированной системы научной и технической информации.
Пользователю доступны функции создания других специализированных многоуровневых схем классификации и предметизации.
Все имеющиеся словарно-тезаурусные системы могут использоваться как по отдельности, так и в любых сочетаниях.
АБИС «АС-Библиотека-3» обеспечивает поддержку алфавитно-предметной связи между схемами систематизации и предметными, именными и географическими рубриками, а также рубриками на организации/учреждения.
«АС-Библиотека-3» обеспечивает полноценную работу с мультимедийными, электронными, графическими (любых форматов), полнотекстовыми ресурсами, pdf-файлами как на уровне создания их библиографического описания, так и на уровне использования с возможностью установления жесткой связи между библиографической записью и описываемым этой записью внешним ресурсом. Количество одновременно присоединяемых к библиографической записи и соответственно, доступных пользователю, объектов, неограниченно.
Набор форматов файлов, используемых для включения в электронный каталог библиотеки ограничивается только набором программного обеспечения, установленного в сети библиотечного учреждения (на рабочем месте пользователя – в зависимости от архитектуры построения локальных вычислительных сетей и политик безопасности конкретного учреждения) и доступного пользователю для работы с такими файлами.
ИСКЛЮЧЕНИЕ ИЗ ФОНДА (СПИСАНИЕ)
Исключение экземпляров изданий различного типа и вида из библиотечного фонда в электронном режиме реализовано в «АС-Библиотека-3» с учетом положений основных отраслевых нормативно-методических документов.
Система исключения из фонда библиотеки реализована в виде двух взаимосвясвязанных схем.
1. Проведение списания с использованием электронного каталога.
2. Пользователю также доступна функция списания изданий, отсутствующих в электронном каталоге. При отсутствии описаний в электронном каталоге необходимо проведение минимального библиографического описания (с обязательным заполнением полей, позволяющих однозначно идентифицировать издание) и включения записи в электронной каталог.
В обоих случаях системой осуществляется автоматическая генерация 2-й и 3-й частей Книги суммарного учета.
При списании используются следующий функционал «АС-Библиотека-3»:
· настройка переоценочных коэффициентов применительно :
- к датам постановки издания на инвентарный учет,
- к диапазону инвентарных номеров,
- к видам издания;
· отбор экземпляров изданий, подлежащих списанию из става электронного каталога;
· автоматическое применение переоценочных коэффициентов к отобранным изданиям и перерасчет их цены на текущий момент времени;
· формирование отборочных список экземпляров изданий, отобранных для списания;
· формирование актов исключения из фонда библиотеки:
- документов долговременного (постоянного) хранения,
- документов временного хранения;
· фиксация факта списания экземпляра издания в электронном каталоге после прохождения актов через экспертную комиссию и утверждения руководителем учреждения.
Экземпляры, отобранные для списания, автоматически исключаются из системы «электронный заказ». При списании единственного экземпляра издания – функция исключения из электронного каталога автоматически применяется к записи в целом.
Все включенные в данный блок «АС-Библиотека-3» выходные формы содержат итоговые суммы для исключаемых из состава библиотечного фонда экземпляров, а также статистические данные, закрепляющие их распределение по типам изданий, отраслям знаний и языкам.
РЕГИСТРАЦИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
АБИС «АС-Библиотека-3» поддерживает ввод и использование неограниченного количество учетных записей пользователей в регистрационной базе данных.
Регистрационная база данных предназначена для хранения личных данных пользователя, в т.ч. данных о регистрации, контактной информации; сведений об образовании, а также данных об отнесении пользователей к той или иной статистический категории в соответствии со схемой статистического учета, который ведется в конкретной библиотеке.
Регистрация пользователей ведется применительно к конкретной библиотеке, а также к любому количеству подразделений библиотеки, осуществляющих обслуживание пользователей.
В состав регистрационных данных могут включаться графические файлы с фотографией и образцом подписи пользователя.
Для регистрационной базы данных реализована общая схема контроля за дублетностью вводимой информации.
Регистрационная база данных пользователей позволяет вводить временные ограничения или постоянный запрет на доступ пользователя к фондам библиотеки.
Также регистрационная база данных в совокупности с другими составными частями системы позволяет оперативно отслеживать наличие задолженности каждого конкретного пользователя в любой момент времени и в любом отделе библиотеки.
ПОИСК БИБЛИОГРАФИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ
АБИС «АС-Библиотека-3» обеспечивает реализацию всех современных подходов к осуществлению доступа к библиографической информации и информации авторитетных записей, в т.ч. позволяет осуществлять поиск:
· по всем элементам библиографического описания;
· по элементам записи, содержащим:
- учетные данные (инвентарный номер, есто хранения, расстановочный (полочный шифр и т.д.),
- данные распределения по отраслям знаний,
- по типам издании, по
- видам библиографических записей,
- по классам носителей,
- по наличию/ отсутствию грифов «Утверждено», «Рекомендовано» и т.п.
- по другим данным служебного характера;
· по индексам УДК (ББК) и другим классификационным и тезаурусным системам, используемым библиотекой;
· по предметным, именным, географическим рубрикам, а также рубрикам на учреждения и организации;
· по ключевым словам.
АБИС «АС-Библиотека-3» предоставляет также возможность:
· контекстного поиска;
· поиска как элементу библиографической записи (слову, части слова, словосочетанию, предложению);
· поиска по сочетанию разнородных элементов записи и разнородных операторов соотношения информации.
При формировании запросов к информационно-поисковой системе также возможно использование функции нормализации словоформ.
Формирование поисковых запросов возможно как в режиме ручного ввода, так и использованием автоматически подгружаемых словарей и справочников.
Просмотр найденных записей возможен в следующих режимах:
· Текст (содержит все элементы библиографической записи в виде, закрепленном ГОСТ 7.1.-2003);
· Марк – в виде Марк-записи определенного формата с разнесением информации по полям и подполям Марк-записи с указанием номеров (меток) полей идентификаторов подполей, индикаторов, с показанием позиций маркера записи (набор отображаемых полей и подполей – полный);
· Карточка – в виде алфавитной, систематической или добавочных карточек (по выбору пользователя или в их совокупности). Также возможен вывод библиографической информации в виде топографической карточки или книжного формуляра.
Помимо просмотра результатов поискового запроса в виде отдельных записей - возможно использование табличного режима - режима вывода библиографической информации в виде фиксированного списка с распределением библиографической информации по столбцам и ячейкам таблицы.
Пользователи «АС-Библиотека-3» имеют возможность оперативно отслеживать поступление изданий в фонд библиотеки.
Принцип реализации этой функции является настраиваемым параметром и зависит от практики работы конкретной библиотеки. Т.е. доступ пользователей к информации о новых поступлениях может быть реализован в следующих режимах:
· полный доступ к информации о новых поступлениях, в т.ч. находящихся в настоящий момент на стадии инвентаризации и обработки (при этом автоматически блокируется возможность осуществления электронного заказа подобных изданий через систему «электронный заказ»;
· доступ к информации о новых поступления только с законченным циклом обработки. Этот режим реализуется в виде публикации электронных версий списков новых поступлений с возможностью проведения стандартного поиска;
· доступ к информации о продвижении очереди на издания в системе «электронный заказ», и оперативное информирование пользователя о том, что издание по электронной очереди доступно для выдачи. Данная функция реализована через режим «Заявки» по личному паролю пользователя, а также для сотрудника библиотеки через режим «Зрарезервированные доступные издания».
В «АС-Библиотека-3» доступна дополнительная функция поиска, которая позволяет проводить поиск только среди библиографических записей, имеющих присоединенные внешние объекты.
Все перечисленные параметры поиска полностью приемными при проведении поиска по регистрационной базе пользователей.
ОБСЛУЖИВАНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
В «АС-Библиотека-3» в полном объеме реализован электронный вариант системы заказа, выдачи и возврата литературы. Эта система основана на взаимосвязанном функционировании в режиме реального времени всех модулей АБИС и отделов обслуживания при прохождении электронного заказа по всем этапам его оформления и выполнения.
Система электронного заказа, выдачи и возврата литературы ожжет быть реализована в виде одной из трех взаимосвясвязанных между собой схем или их комбинаций.
1. Полнофункциональный электронный заказ, основанный на схеме: пользователь – электронный каталог – электронный заказ – библиотекарь – выдача (возврат). Данная схема возможности при включении в электронный каталог описания на все единицы хранения библиотечного фонда. При отсутствии описаний в электронном каталоге необходимо проведение минимального библиографического описания (с обязательным заполнением полей, позволяющих однозначно идентифицировать издание) и включения записи в электронной каталог.
2. Электронный заказ, осуществляющийся по усеченной схеме. Данная схема используется при отсутствии возможности обеспечить доступ к электронному каталогу всех пользователей, а также при проведении выдачи учебной литературы. Схема функционирования системы «электронный заказ» в этом случае такова: пользователь – традиционный или электронный каталог – библиотекарь (электронный каталог – электронный заказ – поиск– выдача (возврат)
3. Массовая выдача – подбор и выдача изданий пользователю без предварительного заказа (по требованию или запросу пользователя, а также а также при проведении выдачи учебной литературы)
В систему электронного заказа включены следующие компоненты:
· закрепление групп пользователей за структурными подразделениями, связанными с обслуживанием (пользователь, не имеющий регистрации в том или ином отделе, не имеет возможности заказа в этом отделе),
· автоматическая однозначная идентификация пользователя при оформлении заказа и при выдаче на основании данных регистрации,
· поддержка автоматического ограничения количества книг «на руках» и, соответственно, – количества заказываемых изданий одним пользователем;
· формирование электронного читательского формуляра;
· электронная очередь;
· возможность перенаправления заказа в другой отдел обслуживания (в случае невозможности выдачи заказанного издания: издание требует реставрации, переплета, включено в план проведения внутрибиблиотечных работ и т.д.);
· автоматическая блокировка экземпляра издания от повторного заказа при поступлении на него заявки,
· сбор в автоматическом режиме и предоставление пользователю информации о ходе выполнения заказа, а также о наличии и составе заказов, сделанных ранее, а также о книгах, числящихся за данным пользователем;
· фиксация в автоматическом режиме фактов возврата издания в фонд библиотеки, а также фактов продления сроков пользования изданием;
· доступ к информации о продвижении очереди на издания в системе «электронный заказ», и оперативное информирование пользователя о том, что издание по электронной очереди доступно для выдачи. Данная функция реализована через режим «Заявки» по личному паролю пользователя, а также для сотрудника библиотеки через режим «Зрарезервированные доступные издания»;
· оперативный контроль за наличием задолжников в конкретном отделе обслуживания, а также библиотеке в целом;
· сбор в автоматическом режиме «истории работы» пользователя с библиотечными фондами;
· сбор в автоматическом режиме «истории экземпляра», т.е. данных об использовании данного издания с привязкой к данным о пользователях.
Систем «электронный заказ» функционирует в режиме одномоментного доступа ко всем базам данных.
В качестве автоматизированных рабочих мест при функционировании системы «электронный заказ» являются модули «Поиск», «Абонемент», «Книгохранение» и «Книговыдача». В стандартной архитектуре системы помимо специализированного рабочего места для проведения поиска в электронном каталоге и заказа изданий из фондов библиотеки существует возможность использования системы "WWW–шлюз", позволяющий осуществлять поиск, отбор и заказ литературы с любого доступного компьютера без установки на него специального программного обеспечения. При этом, единственным требованием является наличие на компьютере Internet Explorer.
Пользователю «АС-Библиотека-3» также может быть предоставлен через Интернет к значительному количеству информационных on-line интернет ресурсов. Т.о. библиотека может выполнять функции справочного Онлайн-центра.
СБОР БИБЛИОТЕЧНОЙ СТАТИСТИКИ
АБИС «АС-Библиотека-3» обеспечивает в сбор и обработку статистических данных по всем основным направлениям деятельности библиотеки:
Система позволяет проводить оперативный сбор статистических данных по составу библиотечного фонда, с распределением информации:
а) по типам изданий,
б) по отраслям знаний,
в) по языкам публикаций,
г) по видам носителей,
д) по отделам хранения,
е) по направлениям обучения (специальностям м специализациям),
ж) по наличию/отсутствию грифа утверждения (рекомендации) для использования в учебном процессе;
Сбор статистических данных по составу электронного каталога библиотеки осуществляет по следующим параметрам:
а) по типам изданий,
б) по отраслям знаний,
в) по языкам публикаций,
г) по видам носителей,
д) по видам записей,
е) по наличию/отсутствию грифа утверждения (рекомендации) для использования в учебном процессе,
ж) по направлениям обучения (специальностям м специализациям);
Статистические данные о составе пользователей библиотеки собираются также в автоматическом режиме с возможностью распределения:
а) по возрасту,
б) по образованию,
в) по принадлежности учебному подразделению,
г) по получаемой специальности (по направлению обучения),
д) по другим статистически категориям по запросу учреждения-пользователя.
В системе также формируются статистические данные об использовании библиотечного фонда, с возможностью распределения данных о количестве выданных изданий:
а) по отделам библиотеки,
б) по наличию / отсутствию грифа утверждения (рекомендации) использования в учебном процессе,
в) по направлениям обучения (специальностям и специализациям),
г) по отраслям знаний,
д) по библиотеке в целом.
Формирование всех статистических сведений осуществляется за любой период времени с возможностью сбора данных с нарастающим итогом.
ФОРМИРОВАНИЕ ОТЧЕТОВ
«АС-Библиотека-3» обеспечивает формирование широкого набора выходных форм, используемых в библиотечных учреждениях на разных этапах формирования библиотечного фонда и работы с ним, в т.ч.:
· На этапе комплектования:
- отборочных списков к заказу,
- листов заказа,
- сводных ведомостей о заказанных изданий с распределением по поставщикам,
- каталожных карточек для картотеки заказов,
- актов приема,
- актов пожертвования (дарения),
- листов актового учета,
- маршрутных листов,
- инвентарных книг,
- книг суммарного учета (с нарастающим итогом),
- учетных карточек,
- карточек картотеки учета комплектования.
Формируемые на этапе комплектования документы содержат в своем составе зафиксированные статистические данные, собранные по следующим критериям:
- постановка / не постановка на балансовый учет библиотеки/ учреждения,
- тип издания,
- отрасль знания,
- язык публикации, в том числе с возможностью учета литературы, издаваемой на национальных языках.
· На этапе обработки (систематизации и предметизации):
- алфавитных карточек, в т.ч. сводных на многотомные и серийные издания,
- добавочных карточек на все элементы библиографического описания,
- систематических карточек,
- карточек на аналитическую роспись (алфавитных – при наличии практики включения аналитических росписей в общие алфавитные каталоги, а также – систематических и предметных),
- топографических карточек,
- книжных формуляров,
- указателей новых поступлений,
- тематических списков,
- списков по запросу пользователя.
· На этапе регистрации и обслуживания пользователей:
- читательского билета с возможностью использования технологии штрих-кодирования,
- регистрационных карточек,
- читательских формуляров,
- вкладышей к читательским формулярам с распечаткой на них данных о выдаче пользователю изданий из фонда библиотеки,
- статистических списков по итогам обслуживания в конкретном отделе библиотеки за определенный период времени с нарастающим итогом;
- списков пользователей с группировкой и сортировкой по личным, адресным данным, данным об образовании, месте учебы, отнесению к определенной статистической категории и т.д.,
- списков задолжников,
- списков изданий, сроки использования которых истекли.
· На этапе работы с фондом библиотеки:
- актов приема-передачи изданий из подразделения в подразделение,
- актов приема на хранение,
- актов выдачи (передачи на временное хранение) для проведения плановых работ по обеспечению сохранности библиотечного фонда: переплета, реставрации, дезинфекции и т.п.,
- актов исключения из состава библиотечного фонда документов постоянного (долговременного хранения,
- актов исключения из состава библиотечного фонда документов временного хранения,
- произвольных списков экземпляров изданий, находящихся на хранении в конкретном подразделении библиотеки.
- читательского билета с возможностью использования технологии штрих-кодирования,
· На этапе сбора статистических сведений:
- статистических данных по составу библиотечн
карта сайта | задать вопрос
333061480
